Bộ phận tiếp nhận thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Ứng dụng công nghệ thông tin: Nền tảng cho cải cách
Dự thảo nêu rõ các nguyên tắc trong ứng dụng CNTT vào giải quyết thủ tục hành chính, đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, đồng bộ trong toàn bộ hệ thống từ trung ương đến địa phương. Mọi hoạt động triển khai phải tránh chồng chéo, lãng phí, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam và các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia liên quan đến mã định danh, định dạng dữ liệu và cấu trúc thông điệp dữ liệu. Ngoài ra, hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước phải bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cấp, giữa các hệ thống, cũng như với tổ chức và cá nhân thông qua các phương tiện điện tử hợp pháp, bao gồm cả mạng xã hội được cấp phép.
Cổng Dịch vụ công quốc gia: Trục kết nối trung tâm của cải cách hành chính số
Trong kiến trúc tổng thể, Cổng Dịch vụ công quốc gia được xác định là thành phần công nghệ thông tin chủ lực thuộc Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Cổng đóng vai trò là nền tảng tích hợp và kết nối toàn bộ thông tin, dịch vụ công trực tuyến thông qua việc trao đổi dữ liệu với các hệ thống như Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tại bộ, ngành, địa phương. Việc xây dựng và vận hành Cổng phải đáp ứng đầy đủ chức năng, nghiệp vụ, tính năng kỹ thuật theo đúng quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
Cổng Dịch vụ công quốc gia không chỉ là nơi cung cấp tập trung thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên toàn quốc mà còn là công cụ hỗ trợ người dân, doanh nghiệp tra cứu, theo dõi tiến độ, đánh giá và giám sát kết quả xử lý thủ tục hành chính tại mọi cấp. Tính công khai, minh bạch được đặt lên hàng đầu thông qua chức năng cập nhật thường xuyên tình hình tiếp nhận, xử lý hồ sơ của các bộ, ngành, địa phương.
Cơ chế đăng nhập một lần (Single Sign-On) được tích hợp với hệ thống định danh và xác thực điện tử do Bộ Công an quản lý, giúp người dân và tổ chức có thể truy cập toàn bộ dịch vụ mà không cần phải lặp lại bước đăng ký ở từng nơi. Tính bảo mật và thuận tiện được bảo đảm thông qua các cơ chế xác thực chặt chẽ, đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tiễn.
Một điểm nổi bật của Cổng dịch vụ công quốc gia là khả năng cung cấp biểu mẫu điện tử tương tác, cho phép người dùng dễ dàng khai báo và gửi hồ sơ trực tuyến. Các biểu mẫu này được thiết kế trên cơ sở tích hợp dữ liệu với các cơ sở dữ liệu dùng chung, giúp bảo đảm tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian xử lý. Cùng với đó là hệ thống danh mục dùng chung gồm thông tin về thủ tục hành chính, ngành nghề, cơ quan quản lý, khoản thu ngân sách, ngân hàng thương mại và các tổ chức trung gian thanh toán, tất cả đều được quản lý tập trung và phục vụ hiệu quả cho các hệ thống một cửa điện tử cấp bộ và cấp tỉnh.
Cổng Dịch vụ công quốc gia còn là nền tảng quản trị tập trung, hỗ trợ phân quyền tài khoản cấp cao, kiểm soát quy trình nghiệp vụ, đồng thời tổng hợp và thống kê dữ liệu theo yêu cầu quản lý. Đặc biệt, người dân có thể chủ động đánh giá tiến độ, chất lượng giải quyết hồ sơ hành chính, một cơ chế phản hồi giúp tăng tính minh bạch, nâng cao trách nhiệm của cán bộ công vụ.
Theo dự thảo, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ sẽ quy định chi tiết về cơ chế kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa Cổng với các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành thuộc các bộ, ngành, địa phương.
Về cấu trúc, Cổng Dịch vụ công quốc gia là một hệ sinh thái số đa tầng, bao gồm các hợp phần chính như: cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; hệ thống tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị; nền tảng xác thực định danh điện tử; thanh toán trực tuyến; hệ thống đánh giá kết quả xử lý thủ tục; giao diện truy cập; trung tâm quản trị dữ liệu; công cụ tạo biểu mẫu điện tử; nền tảng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ người dân và công chức thực hiện dịch vụ công; hệ thống giải đáp thắc mắc và nền tảng phân tích dữ liệu phục vụ điều hành của Chính phủ, Thủ tướng và lãnh đạo các bộ, địa phương. Trong tương lai, các hợp phần này có thể được mở rộng thêm theo yêu cầu điều hành thực tiễn.
Kết nối hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh
Mỗi bộ, ngành, địa phương chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất để quản lý, tiếp nhận và xử lý hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của mình. Hệ thống này cần có khả năng tích hợp sâu với Cổng Dịch vụ công quốc gia, đồng bộ dữ liệu, truy xuất danh mục dùng chung, và chia sẻ thông tin để xử lý hồ sơ hiệu quả. Đồng thời, các cơ quan phải có trách nhiệm chuyển đổi hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, xây dựng quy trình xử lý số hoàn chỉnh, đảm bảo bảo mật thông tin.
Việc xác thực thông tin công dân và doanh nghiệp cũng được đẩy mạnh thông qua kết nối Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an vận hành và Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp do Bộ Tài chính quản lý. Đây là nền tảng đảm bảo tính chính xác, tin cậy trong quá trình xử lý hồ sơ hành chính điện tử.
Mã số hồ sơ thủ tục hành chính: Chuẩn hóa quy trình số
Dự thảo cũng quy định rõ việc cấp mã số hồ sơ thủ tục hành chính tự động thông qua hệ thống một cửa điện tử. Mã số gồm mã định danh của cơ quan giải quyết (theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) và chuỗi số thể hiện thời gian tiếp nhận và thứ tự hồ sơ, nhằm chuẩn hóa và đồng bộ hóa quy trình xử lý hồ sơ trên toàn hệ thống.
Với những quy định cụ thể, đồng bộ và có tính khả thi cao, dự thảo Nghị định không chỉ mở đường cho việc hiện đại hóa thủ tục hành chính mà còn đặt nền móng cho Chính phủ số, hành chính không giấy tờ và dịch vụ công minh bạch, hiệu quả, lấy người dân làm trung tâm. Khi được ban hành và triển khai nghiêm túc, Nghị định sẽ là công cụ pháp lý mạnh mẽ góp phần cải thiện chất lượng quản trị công, thúc đẩy cải cách hành chính và nâng cao niềm tin xã hội vào bộ máy nhà nước trong kỷ nguyên số.